10 lợi ích kinh doanh của tự động hóa: Quản lý thời gian và chấm công tự động

Hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu bằng cách quản lý lịch trình thời gian cho nhân viên của họ theo cách thủ công. Người lao động vào làm, tan làm mỗi ngày và bộ phận nhân sự sẽ ghi lại thông tin đó và dữ liệu này được sử dụng để phục vụ thanh toán lương cho nhân viên.

Với cách chấm công này, không thể tránh khỏi, sẽ có lúc nhân viên bị trả lương sai, bỏ ca hoặc thậm chí nhầm lẫn lịch làm việc khi hiểu sai về lịch trình/ca làm việc.

Khi một quy trình được vận hành vằng yếu tố con người sẽ đều có rủi ro xảy ra sai lầm, và bộ phận quản lý nhân sự cũng không ngoại lệ.

Trên thực tế, một bài báo nghiên cứu năm 2016 của Safety Wise Solutions cho thấy rằng con người mắc từ 3-6 lỗi mỗi giờ và trung bình 50 lỗi mỗi ngày, bất kể họ đang làm gì. Ngoài ra, một nghiên cứu năm 2008 tại Đại học Hawaii cho thấy khi nhập dữ liệu theo cách thủ công vào các bảng tính đơn giản, xác suất sai sót của con người là từ 18 đến 40%.

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, những sai lầm trong lịch trình chấm công và thời gian có thể tạo ra nhiều vấn đề khác nhau, từ tổn thất tài chính, lực lượng lao động mất tinh thần và các vấn đề về giữ chân nhân tài cho đến các vấn đề nghiêm trọng về an toàn và bảo mật. Trên thực tế, một số nơi làm việc như bệnh viện, trạm cứu hỏa,... thậm chí có thể gặp rủi ro sinh tử nếu tình trạng theo dõi thời gian và chấm công của họ gặp vấn đề.

Giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động có thể giúp được gì?

Bằng cách áp dụng mô-đun quản lý thời gian và chấm công tự động, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu tất cả các vấn đề nêu trên và còn hơn thế nữa.

Công nghệ hiện đại có khả năng tránh sai sót của con người và hợp lý hóa các quy trình, tăng sự thuận tiện đáng kể cho nhân viên nói chung, bộ phận quản lý nhân sự cũng như chủ doanh nghiệp. Do đó, tự động hóa quản lý thời gian và chấm công là một giải pháp bắt buộc phải có cho các doanh nghiệp hiện đại trong mọi ngành với mọi quy mô.

Hãy cùng xem một số lợi ích tiêu biểu mà doanh nghiệp bạn được hưởng khi sử dụng Giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động:

01. Tăng độ chính xác của dữ liệu và giảm tần suất lỗi của con người

Một trong những lợi ích kinh doanh lớn nhất mà giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động có thể mang lại là độ chính xác của dữ liệu cao hơn. Nhật ký chấm công hầu hết là chính xác và có độ tin cậy cao, giúp cho các thủ tục tính lương và thuế trở nên dễ dàng và đơn giản hơn.

02. Tiết kiệm

Khi việc ghi sổ chấm công theo cách thủ công trở nên có nhiều sai sót, doanh nghiệp có thể phải thuê thêm nhân sự để sửa chữa các sai sót, làm tăng chi phí kinh doanh một cách không cần thiết. Bằng cách tự động hóa quản lý thời gian và chấm công, chi phí ghi chép thủ công được giảm bớt.

03. Nhân viên được trả lương đầy đủ và đúng hạn

Chắc hẳn bạn cũng biết câu nói: Một nhân viên được trả lương là nhân viên hạnh phúc. Giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động giúp đảm bảo rằng nhân viên không bao giờ bị trả lương thiếu hoặc trả quá mức. Nó cũng giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng tính toán tiền làm thêm giờ hoặc phí vận chuyển khi cần thiết.

04. Lên lịch làm việc cho nhân viên tự động

Sự chính xác của lịch trình làm việc không chỉ đảm bảo nhân viên đến nơi làm việc đúng giờ, mà còn giúp việc phối hợp giữa các phòng ban tốt hơn. Điều này giúp công ty của bạn ít phải thay đổi/thêm giờ làm việc khi bạn rộn, tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên.

05. Xác định sự tham dự và giảm tỷ lệ vắng mặt

Nhân viên không thể đến làm việc nếu họ không biết lịch trình của mình. Tương tự như vậy, bộ phận quản lý nhân sự cũng cần theo dõi thời gian nghỉ theo lịch trình. Với giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động, người quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi công nhân ra vào, giúp dễ dàng phát hiện các vấn đề về chấm công.

06. Nhân viên dễ dàng hơn trong việc sắp xếp thời gian nghỉ

Toàn bộ quy trình nghỉ phép và nghỉ có lương có thể được đơn giản hóa rất nhiều với một hệ thống tập trung - nhân viên có thể đăng nhập và đăng ký thời gian nghỉ. Nhân viên được chủ động về ngày nghỉ phù hợp, đồng thời người quản lý cũng sẽ nhận được thông báo trước và có thể dễ dàng theo dõi sự vắng mặt.

07. Tăng năng suất

Giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động có thể tăng năng suất cho mọi người. Nhân viên có thể truy cập ngay lập tức từ bất cứ đâu và không còn lãng phí thời gian cho các vấn đề về tính lương và chấm công. Một số hệ thống hỗ trợ thậm chí có thể xác định thời gian đang được sử dụng không hiệu quả cho các nhiệm vụ cụ thể, cho phép người quản lý phân công lại vai trò khi cần thiết.

08. Cải thiện tinh thần nhân viên

Việc nhân viên vắng mặt có thể khiến người khác cảm thấy họ bị đối xử bất công, ảnh hưởng không nhỏ đến tinh thần của nhân viên. Khi vấn đề tham gia được kiểm soát, người lao động cảm thấy họ là một phần của nhóm, dẫn đến cái nhìn tích cực hơn đối với công ty.

09. Thân thiện với môi trường

Doanh nghiệp bạn sẽ không còn lãng phí giấy hoặc chi phí cho máy cắt giấy nhờ giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động đã loại bỏ các tờ giấy chấm công và thẻ bấm lỗ (Punched card). Vì giải pháp này lưu trữ thông tin trên cloud - giúp doanh nghiệp bạn trở nên chuyên nghiệp, loại bỏ các tủ chứa ngập tài liệu.

10. Cải thiện quy trình tuân thủ pháp luật

Vì các dữ liệu đến từ giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động có độ chính xác cao, nên dễ dàng thực hiện các báo cáo khi cần thiết. Điều này rất hữu ích cho doanh nghiệp của bạn tuân thủ các quy định lao động, đồng thời hỗ trợ thực hiện bất rất nhiều cuộc khảo sát, đánh giá khác nhau.

Như vậy, có rất nhiều lợi ích khi sử dụng giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động và doanh nghiệp bạn không thể qua nó. Trong thị trường hiện đại và đầy beiesn đổi như hiện nay, các doanh nghiệp muốn duy trì khả năng cạnh tranh cần phải xem xét, đánh giá lại chiến lược quản lý nhân sự của mình.

Giải pháp quản lý thời gian và chấm công tự động của Suprema, BioStar 2, làm cho tất cả những điều này trở nên khả thi và tốt hơn thế nữa. Để tìm hiểu thêm về BioStar 2, vui lòng truy cập đường link này hoặc liên hệ: 1900 2035 / service@supremainc.com.vn để được tư vấn miễn phí.